Danke für Photo by ThisisEngineering RAEng on Unsplash
80% aller Führungskräfte halten mehr als die Hälfte aller Meetings (60%) für unproduktiv und ineffizient. Was hilft gegen multiplizierte Zeitverschwendung und die Meeting-Show der Kollegen/Innen?
Die Schäferin muss auch viele Gespräche führen. Hütehund und Schafe brauchen Anweisungen, die Bauern müssen gebauchpinselt werden, damit sie ihre Erntereste an die Schafe abtreten, Vereinbarungen mit Behörden für die Landschaftspflege und mit Fleischkunden müssen geschlossen werden, Dienstleister zum Beispiel zum Scheren der Tiere müssen angeworben und eingenordet werden...
Diese Besprechung sind jedoch kurz und knapp, weil Ziele und Aufgaben klar definiert und maximal 2-3 Parteien involviert sind. Es ist glaskar, was nach dem Gespräch erreicht sein soll: der Hütehund soll die Schafe von rechts nach links treiben, die Schafe sollen dem Schäfer folgen, morgen darf man auf die Wiese von Bauer Heinrich..
Effiziente Sach-Meetings erfordern
wenige, dafür relevante Tagesordnungspunkte
jeder Tagesordnungspunkt hat eine verantwortliche Person
stramme Sitzungsleitung (Klarheit darüber, was erreicht werden soll, die TeilnehmerInnen kennen schon im Vorfeld die Tagesordnung und sind inhaltlich auf dem Laufenden, Einhaltung des Zeitplans mit Bio-Pausen, Gesprächsleitung und ausschweifende Redebeiträge auf den Punkt bringen, Beachtung von Wortmeldungen, keine Sitzung ohne Beschlüsse "Was ist zu tun? Bis wann? Von wem?)
Dissens kommt vor Konsens
Follow up und Follow-Through
Bei jährlichen Beziehungs-Gesprächen unter vier Augen sollte folgendes zur Sprache kommen:
Was gefällt Ihnen an Ihrer Arbeit? Was nicht? Was sollte man anders machen?
Was kann ich als Chef tun, damit Sie leichter und wirksamer arbeiten?
Beim Teambuilding mit Schafen schlüpft ein Team in die Rolle von Schäfer und Hund (ein guter Hund ersetzt 10 Schäfer + Schäfer = Team). Dabei fallen zwei Arten von Teams auf: die einen machen sich ohne Plan an die Arbeit, jeder macht, was er für richtig hält, bis das totale Chaos ausgebrochen ist. Andere besprechen sich penibel, stellen Fragen und testen die Teamaufstellung in Trockenübungen. Mit dieser Vorbereitung hat man einen deutlichen Vorsprung gegenüber den planlosen Teams. Es passieren immer noch Fehler, doch alles läuft ruhig und kraftschonend.
Übertragen auf die Welt der Wirtschaft heißt das:
Man muss miteinander reden. Dissens führt zu besseren Lösungen. Doch folgenloses und zweckloses Palavern kosten Zeit und Nerven. Eine sehr praktische Lösung, um Meetings kurz und knapp zu halten, ist es, die Stühle aus dem Raum zu bringen. Sobald es sich die Teilnehmerinnen mal gemütlich gemacht haben, gibt es keinen Grund sich zu beeilen und wieder an die Arbeit zu gehen. Krankenhausärzte, bei denen jede Minute über Leben und Tode entscheiden kann, machen wichtige Patientenbesprechungen im Stehen. Dabei will niemand das Meeting durch Nebensächlichkeiten in die Länge ziehen. Das wollte vielleicht auch der Liebe Gott, weshalb sie uns Menschen nur einen HIntern, aber dafür zwei Beine gegeben hat. Ebenso eine Zunge und zwei Ohren. Zuhören und in Bewegung bleiben heißen vielleicht die Messages!
inspiriert von: Fredmund Malik, Führen Leisten Leben, Wirksames Management für eine neue Welt. Die Sitzung