Jede hat zu führen, wenigstens sich selbst. Wer sich selbst nicht führen und managen kann, sollte nicht mit Führungsaufgaben auf andere Personen losgelassen werden.

Wenn Menschen mit einem normalen Job, also meistens WissensarbeiterInnen, auf einen Schäfer treffen, fällt irgendwann die Bemerkung: “Der ist ja völlig tiefenentspannt.” Vielleicht liegt es an den Tieren oder an der Natur. Der Aufenthalt im Wald entspannt.

Was auch entspannt sind persönliche Arbeitsmethoden, die aus einem Berg von Aufgaben die wesentlichen Dinge herausziehen helfen. Die Aufgaben, die auf einen zukommen oder die man sich selbst auflädt, sind zu sammeln, zu ordnen und zu strukturieren. Gleichartige Jobs oder Aufgaben, die in einem Aufwasch erledigt werden können, sollten nach Möglichkeit gebündelt werden. Man kann jemanden fünfmal am Tag anrufen und loswerden, was einem gerade durch den Kopf geht, oder man bereitet sich auf das Gespräch vor und führt ein einziges Gespräch, in dem alle Dinge geklärt werden. Manche Dinge erledigen sich auch von selbst oder sind mit einer kurzen klaren Email schneller erledigt.

Wer vor einem Berg von Aufgaben steht, sollte eine innere oder reale Checkliste durchgehen und sich die folgenden Fragen stellen.

Regeln für eine verbesserte Zeitnutzung:

Soll man das überhaupt tun? wichtig oder unwichtig? Unwichtiges landet im Müll.
dringend oder nicht?
selber machen oder delegieren?

Eine weitere wichtige Arbeitshilfen ist ein System zur Wiedervorlage von nicht dringenden Aufgaben, die aber ab einem bestimmten Zeitpunkt dringend werden könnten und dann weiter bearbeitet werden sollen. Nicht früher. Möglicherweise hat sich die Aufgabe nämlich vorher schon von selbst erledigt. Außerdem verleiht eine knappe Frist Fügel: die Aufgabe ist unter Zeitdruck schneller erledigt als wenn man alle Zeit der Welt hat. Dann füllt diese Aufgabe nämlich auch alle Zeit der Welt.

Besonders viel Zeit fressen oft Chefs und Kollegen. Diese sollten so geführt und gelenkt werden, dass sie die eigenen Ziele zu erreichen helfen. Das bedeutet, die Interessenlage des anderen zu verstehen, auf den Stärken der anderen aufzubauen und in ihrer Sprache zu sprechen. Der Schäfer bringt das Leitschaf dazu, ihm zu folgen und somit die gesamte Herde in die richtige Richtung zu bewegen, indem er ihm das eine oder andere Leckerli zukommen lässt.

Wer Aufträge erteilt, sollte Feedback verlangen, sprich die Aufgabenstellung sollte wiederholt werden und die Aufgabenerfüllung sollte zurückgekoppelt werden. So wissen beide Seiten, dass man über dasselbe spricht und dass nichts verloren geht. In lebenswichtigen Situationen wie im Operationssaal oder im Flugzeugcockpit ist das daher Normalität.

Beim Teambuilding mit Schafen schlüpft ein Team in die Rolle von Schäfer und Hund (ein guter Hund ersetzt 10 Schäfer + Schäfer = Team). Auch hierbei geht es vor allem darum, die Aufgaben in wichtig und unwichtig, dringend und “eilt nicht” zu sortieren und die wichtigen und dringenden Aufgaben im Team zu teilen. Ein Team, das die Prioritäten erkannt hat und sich um die kümmert, hat einen ganz lässigen und entspannten Tag im Gegensatz zu denen, die sich mit Nachrangigkeiten befassen und die wesentlichen Aufgaben aus dem Auge verlieren.

Übertragen auf die Welt der Wirtschaft heißt das:

Wer Prioritäten setzen kann und sich darauf konzentriert und anderes sein lässt (Nein sagen können), kann ein ruhiges Leben führen und dabei viel erreichen. Wer dagegen alles wegarbeitet, was bei ihr auf dem Schreibtisch landet, wird keine ruhige Minute mehr haben. Viel Arbeit und dabei erreicht.

inspiriert von: Fredmund Malik, Führen Leisten Leben, Wirksames Management für eine neue Welt. Persönliche Arbeitsmethodik