Do less to achieve more

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Jede hat zu führen, wenigstens sich selbst. Wer sich selbst nicht führen und managen kann, sollte nicht mit Führungsaufgaben auf andere Personen losgelassen werden.

Wenn Menschen mit einem normalen Job, also meistens WissensarbeiterInnen, auf einen Schäfer treffen, fällt irgendwann die Bemerkung: “Der ist ja völlig tiefenentspannt.” Vielleicht liegt es an den Tieren oder an der Natur. Der Aufenthalt im Wald entspannt.

Was auch entspannt sind persönliche Arbeitsmethoden, die aus einem Berg von Aufgaben die wesentlichen Dinge herausziehen helfen. Die Aufgaben, die auf einen zukommen oder die man sich selbst auflädt, sind zu sammeln, zu ordnen und zu strukturieren. Gleichartige Jobs oder Aufgaben, die in einem Aufwasch erledigt werden können, sollten nach Möglichkeit gebündelt werden. Man kann jemanden fünfmal am Tag anrufen und loswerden, was einem gerade durch den Kopf geht, oder man bereitet sich auf das Gespräch vor und führt ein einziges Gespräch, in dem alle Dinge geklärt werden. Manche Dinge erledigen sich auch von selbst oder sind mit einer kurzen klaren Email schneller erledigt.

Wer vor einem Berg von Aufgaben steht, sollte eine innere oder reale Checkliste durchgehen und sich die folgenden Fragen stellen.

Regeln für eine verbesserte Zeitnutzung:

• Soll man das überhaupt tun? wichtig oder unwichtig? Unwichtiges landet im Müll.

• dringend oder nicht?

• selber machen oder delegieren?

Eine weitere wichtige Arbeitshilfen ist ein System zur Wiedervorlage von nicht dringenden Aufgaben, die aber ab einem bestimmten Zeitpunkt dringend werden könnten und dann weiter bearbeitet werden sollen. Nicht früher. Möglicherweise hat sich die Aufgabe nämlich vorher schon von selbst erledigt. Außerdem verleiht eine knappe Frist Fügel: die Aufgabe ist unter Zeitdruck schneller erledigt als wenn man alle Zeit der Welt hat. Dann füllt diese Aufgabe nämlich auch alle Zeit der Welt.

Besonders viel Zeit fressen oft Chefs und Kollegen. Diese sollten so geführt und gelenkt werden, dass sie die eigenen Ziele zu erreichen helfen. Das bedeutet, die Interessenlage des anderen zu verstehen, auf den Stärken der anderen aufzubauen und in ihrer Sprache zu sprechen. Der Schäfer bringt das Leitschaf dazu, ihm zu folgen und somit die gesamte Herde in die richtige Richtung zu bewegen, indem er ihm das eine oder andere Leckerli zukommen lässt.

Wer Aufträge erteilt, sollte Feedback verlangen, sprich die Aufgabenstellung sollte wiederholt werden und die Aufgabenerfüllung sollte zurückgekoppelt werden. So wissen beide Seiten, dass man über dasselbe spricht und dass nichts verloren geht. In lebenswichtigen Situationen wie im Operationssaal oder im Flugzeugcockpit ist das daher Normalität.

Beim Teambuilding mit Schafen schlüpft ein Team in die Rolle von Schäfer und Hund (ein guter Hund ersetzt 10 Schäfer + Schäfer = Team). Auch hierbei geht es vor allem darum, die Aufgaben in wichtig und unwichtig, dringend und “eilt nicht” zu sortieren und die wichtigen und dringenden Aufgaben im Team zu teilen. Ein Team, das die Prioritäten erkannt hat und sich um die kümmert, hat einen ganz lässigen und entspannten Tag im Gegensatz zu denen, die sich mit Nachrangigkeiten befassen und die wesentlichen Aufgaben aus dem Auge verlieren.

Übertragen auf die Welt der Wirtschaft heißt das:

Wer Prioritäten setzen kann und sich darauf konzentriert und anderes sein lässt (Nein sagen können), kann ein ruhiges Leben führen und dabei viel erreichen. Wer dagegen alles wegarbeitet, was bei ihr auf dem Schreibtisch landet, wird keine ruhige Minute mehr haben. Viel Arbeit und dabei erreicht.

inspiriert von: Fredmund Malik, Führen Leisten Leben, Wirksames Management für eine neue Welt. Persönliche Arbeitsmethodik

Job Design: one woman, one big job

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In den Fabriken des 19. und 20 Jahrhunderts organisiert(e) die Arbeit den Menschen (und gibt den Takt vor 8 Stunden Arbeit, 8 Stunden Erholung - für die Männer - ?!, 8 Stunden Schlaf). In der Wissensgesellschaft, wo Informationen getauscht und neues Wissen produziert wird, kann/sollte der Mensch bestimmen, wie er arbeitet.

Die Hütehündin ist die wichtigste Arbeitskraft des Schäfer. Sie ersetzt 10 Schäfer. Der Schäfer gibt ihr herausfordernde Hüteaufgaben, die sie fordern, aber nicht überfordern. Der Eifer eines guten Hütehundes ist so unersättlich, dass er bis zum Exitus die Schafherde umkreisen oder die Furche (Ackergrenze) auf und ab laufen würde. Daher hat der Schäfer einen Reservehund dabei, um die Arbeitslast zu teilen. Doch wenn der Hütehund nicht genügend Beschäftigung hat und unterfordert ist, kommt er auf dumme Gedanken. Die Hunde teilen sich die Arbeit, doch jeder hat eigene Aufgaben, damit die beiden nicht in Rangkämpfe und Beziehungskonflikte abdriften: der eine sichert die rechte Seite, der andere ist für die linke Seite verantwortlich. Ganz nach dem Motto: one man, one big job. So sind die Kompetenzen und Verantwortlichkeiten klar getrennt.

Gutes Job Design sorgt für

• anstrengende Aufgaben außerhalb der Bequemlichkeitszone, ohne zu überlasten

• jeder trägt Verantwortung

• one man/woman, one big job statt eine Aufgabe wird auf verschiedene Personen aufgeteilt, so dass nie etwas eigenständig fertig gebracht wird

• Aufträge sind klar formuliert und priorisiert

• wer an einer Aufgabe mit Priorität arbeitet, darf zusätzlich keine Routinearbeit ableisten und sich so verzetteln: first things first, second things not at all

Beim außergewöhnlichen Teambuilding mit Schafen schlüpft ein Team in die Rolle von Schäfer und Hund (ein guter Hund ersetzt 10 Schäfer + Schäfer = Team). Dabei haben manche NeuschäferInnen die Neigung, 995 Schafe durchbrennen zu lassen oder sich selbst zu überlassen, um 5 ausbrechende oder streikende Schafe wieder einzusammeln. Dies müssen natürlich andere tun. Der Kapitän geht zuletzt von der Brücke!

Übertragen auf die Welt der Wirtschaft heißt das:
Arbeit kann Menschen unter- oder überfordern. In der Leistungsgesellschaft, in der schon 10-Jährige davon reden, dass sie keine Zeit hätten, wird natürlich lieber über Überlastung gesprochen und Geschäftigkeit vorgeschoben. Doch auch Unterforderung (Bore out - Syndrom als Krankheitsbild) kennzeichnet die Arbeitswelt. Product Design ist gang und gäbe, Job Design dagegen unbekannt. Job Design würde dafür sorgen, dass die richtige Person an der richtigen Stelle ist, richtig gefordert ist und Nachrangiges anderen überlässt.

inspiriert von: Fredmund Malik, Führen Leisten Leben, Wirksames Management für eine neue Welt. Job Design und Assignment Control

Der Wurm muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler

Verschiedene Menschen, verschiedene Geschmäcker, verschiedene Verlockungen!

Danke an für das Foto by Nathan Dumlao on Unsplash

Der Schäfer kommuniziert mit seinen Tieren mit seiner Stimme und durch seine Körpersprache. Die Tiere, die als Art seit Millionen Jahren auf der Hut und ggf. auf der Flucht sind (nur die Erfolgreichen konnten ihre Gene und damit ihre Prädisposition weitergeben), haben einen siebten Sinn. Sie spüren, ob die Schäferin ihren Gesten oder Worten Taten folgen lässt oder eher nicht, ob sie meint, was sie sagt.

In der Kommunikation mit den Tieren müssen die Interessen der Tiere und des Schäfers zusammengedacht werden. Wenn die Schafe sich partout nicht vom Fleck bewegen wollen, könnte der Hütehund mit hohem Krafteinsatz die Schafe aufscheuchen und in eine bestimmte Richtung treiben. Oder der Schäfer lockt seine Leitschafe mit Leckerbissen, indem er zum Beispiel mit einer Brottüte raschelt und so Begehrlichkeiten weckt. Jede Kommunikation mit Menschen und Tieren muss dem Gegenüber einen Vorteil versprechen, um Veränderung zu bewirken. Der Vorteil muss natürlich größer sein als der Stress, der mit der Veränderung verbunden ist. Die Tiere lassen sich nur einmal enttäuschen. Der Schäfer, der nur mit der Brottüte (=Versprechen) lockt, aber nicht liefert, wird seine Schafe schnell wieder verlieren.

Erfolgreiche Kommunikation muss nicht nur logisch und wahrheitsgemäß sein. Sie muss auch einen Vorteil versprechen.

Erfolgreiche Kommunikation = Logik und Wahrheit + Rhetorik (Überzeugungskunst)

Schriftliche Kommunikation = Bericht u.a.

Beim Teambuilding mit Schafen schlüpft ein Team in die Rolle von Schäfer und Hund (ein guter Hund ersetzt 10 Schäfer + Schäfer = Team). Man kann die Tiere mit ihrem Vorteil locken oder mit Druck treiben. Die meisten Teams versuchen es zu Anfang mit Druck. Vielleicht weil man im Alltag zu oft die Peitsche statt Zuckerbrot spürt.

Übertragen auf die Welt der Wirtschaft heißt das:

Menschen brauchen in der Kommunikation nicht nur Fakten, sondern auch einen Vorteil, um sich zu bewegen. Was für den einen ein Vorteil, ist für den anderen ein Nachteil. Deshalb ist es wichtig, die entsprechende Vorteile aus der Sicht des Gegenübers zu erkennen. Der Wurm muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler.

Auch ein Bericht darf nicht nur logisch sein und die Wahrheit widerspiegeln. Er ist so zu schreiben, dass bei der Leserin die gewünschte Aktion ausgelöst wird, zum Beispiel soll ein Kunde das Angebot lesen und dann unterschreiben, ein Beamter soll den Antrag lesen und bewilligen. Der mit der gewünschten Handlung verbundene Vorteil muss natürlich größer als der Aufwand und das Risiko sein, das mit der Unterschrift verbunden ist. Damit ein Bericht etwas bewirken kann, muss er auch lesbar sein. Weniger ist mehr!

Es kommt jedoch vor allem darauf, dass der Autor des Bericht vertrauenswürdig ist. Wer in der Vergangenheit leere Versprechungen gemacht hat, darf in der Gegenwart nicht darauf hoffen, dass jemand seinen Versprechungen traut. Das wissen sogar die dummen Schafe auf der Wiese.

inspiriert von: Fredmund Malik, Führen Leisten Leben, Wirksames Management für eine neue Welt. Der Bericht